Atualmente, em Juiz de Fora, a maioria dos profissionais utiliza tecnologias digitais em alguma etapa de suas tarefas diárias. O expediente é dedicado a diversas atividades, desde a verificação de e-mails profissionais e o gerenciamento de contas bancárias online, por meio de portais online, serviços de armazenamento em nuvem e LinkedIn, para citar apenas alguns exemplos. Um profissional típico precisa administrar diariamente uma grande quantidade de informações de contas digitais. Além das ferramentas de produtividade, que geralmente ganham destaque, o uso eficiente do tempo, uma boa gestão digital e senhas fortes e seguras são vitais para que os profissionais tenham um fluxo de trabalho eficiente.
Uma boa infraestrutura tecnológica e um ambiente de trabalho produtivo para profissionais de TI e outros profissionais podem ser criados sem gastar muito com os equipamentos mais recentes ou possuir competências técnicas de alto nível. Na verdade, tudo se resume a implementar hábitos de trabalho inteligentes e úteis que economizem tempo, garantam a segurança e aprimorem a organização em nossas rotinas diárias.
Adquira ferramentas de comunicação superiores
Não importa se você trabalha em um escritório, tem uma pequena loja familiar ou trabalha remotamente em tempo integral — a comunicação eficaz é essencial para o sucesso. E-mails profissionais, chats criptografados e reuniões por vídeo: esses métodos de comunicação ajudam sua equipe a trabalhar melhor em conjunto, obter bons resultados e construir relacionamentos sólidos com os clientes.
Tente separar ao máximo suas comunicações profissionais e pessoais. Manter contas dedicadas ao trabalho profissional ajudará a minimizar a desordem. Também facilita o acompanhamento de correspondências comerciais importantes e evita a perda de prazos ou compromissos.
Brazil’s Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br) publica frequentemente estudos sobre o uso e o comportamento de diferentes tecnologias online no país e compartilha informações úteis sobre a crescente dependência de profissionais e empresas em relação aos serviços online no Brasil.
O software é um cenário em constante evolução
Muita gente ignora as atualizações de software porque as considera como algo que interrompe o fluxo de trabalho.
No entanto, é um fato que, em média, a maioria das atualizações inclui correções de segurança cruciais que protegem os dispositivos dos usuários contra as ameaças emergentes no mundo do cibercrime. Profissionais que trabalham na área devem ter prioridade para desativar as atualizações manuais de software e torná-las automáticas, caso a atualização seja proveniente de uma fonte confiável.
Abaixo estão algumas áreas onde o recurso de instalação automática seria útil:
- O sistema operacional do seu computador
- Navegador de navegação na web
- Ferramentas de processamento de texto
- Aplicativos financeiros
- Programas antivírus
Você perceberá rapidamente que manter seus dispositivos atualizados não apenas reduzirá os problemas de compatibilidade, mas também contribuirá muito para a criação de ambientes de trabalho seguros.
Seja eficiente na organização de documentos digitais
Você perde um tempo valioso tentando encontrar arquivos que baixou em qualquer lugar ou que têm nomes ruins.
Uma estrutura básica de organização de arquivos, também conhecida como hierarquia de pastas, pode aumentar muito sua eficiência. Você pode organizar seus documentos por estas categorias:
- Registros financeiros
- Projetos de clientes
- Contratos
- documentos fiscais
- Coisas pessoais
Você também pode aproveitar o armazenamento em nuvem, onde pode acessar qualquer documento instantaneamente de vários dispositivos. Mais importante ainda, se o seu computador for perdido ou destruído, o armazenamento em nuvem oferece proteção de backup.
A agência do Brasil,Receita Federal, oferece serviços digitais autorizados, necessários para ter uma conta segura e ser minucioso na gestão de documentos, para profissionais que precisam lidar com questões de impostos, registros de emprego ou documentação comercial.
Evite erros comuns na gestão de contas
O número crescente de contas online leva as pessoas a pensar em atalhos. Mas, no fim das contas, atalhos geralmente levam ao caminho errado.
As pessoas geralmente recorrem a estas ações:
- Utilizar uma única senha para todas as contas.
- Alterar apenas um caractere da senha em vários sites e aplicativos.
- Inserir senhas em arquivos desprotegidos
- Anotar as senhas em um papel e colá-lo embaixo do teclado do computador.
Embora esses métodos possam ajudar em breve, especialmente quando há muitos prazos a cumprir, eles representam um enorme risco de segurança. Se um hacker invadir uma de suas contas, todas as contas com a mesma senha também ficarão vulneráveis.
A fadiga de senhas ocorre quando alguém se sente sobrecarregado tentando memorizar diversas senhas e, muitas vezes, é o motivo pelo qual a pessoa começa a gerenciar mal suas contas de senhas. Essa situação só piora quando é preciso gerenciar plataformas de trabalho, aplicativos bancários, serviços governamentais, compras online e assinaturas pessoais.
Inclua o gerenciamento de senhas em seu conjunto de ferramentas profissionais
O primeiro e mais importante ponto a ser esclarecido é que você precisa incorporar o gerenciamento de senhas ao seu conjunto de ferramentas profissionais. Uma das melhores maneiras de fazer isso é adotar um… gerenciador de senhas,que pode armazenar com segurança logins de trabalho, bancários e outros dados pessoais em um só lugar, sem que você precise se lembrar de cada detalhe
Esses aplicativos de gerenciamento de senhas podem facilitar a criação de senhas fortes e exclusivas para cada serviço, além de simplificar o processo de login no dia a dia.
A ideia é que, em vez de depender demais da sua capacidade mental ou de anotações inseguras para lembrar senhas, você seja mais produtivo no trabalho e, ao mesmo tempo, tenha a tranquilidade de saber que seus dados de login estão bem guardados e protegidos contra acessos não autorizados.
Acostume-se a verificar seus hábitos digitais com frequência
Um bom ambiente tecnológico deve estar em constante desenvolvimento e mudança à medida que você avança na sua carreira. De tempos em tempos, avalie seus hábitos digitais fazendo algumas perguntas básicas, como:
- Há alguma conta que você não usa mais, mas que ainda está ativa?
- Você já fez cópias dos seus arquivos importantes em algum lugar além do seu dispositivo de armazenamento principal?
- Você tem mantido todos os seus softwares atualizados com a versão mais recente?
- Suas contas de trabalho e pessoais têm pontos de acesso distintos?
- Você usa senhas diferentes para cada serviço importante?
- Cuidar de pequenos detalhes muitas vezes evita grandes problemas mais tarde.
Desenvolva bons hábitos que você consiga manter.
A tecnologia foi projetada para reduzir nosso estresse, em vez de aumentá-lo. Ter a capacidade de estabelecer uma rotina online consistente significa que profissionais podem lidar bem com o estresse do trabalho e com a rotina agitada. Pequenas coisas, como manter seus dispositivos/aplicativos e arquivos organizados, usar apenas pessoas de confiança e gerenciar bem suas senhas, podem economizar muito tempo ao longo do ano, evitando problemas de segurança desnecessários.
Para o trabalhador residente em Juiz de Fora, um espaço digital eficiente é tão crucial quanto um laptop funcionando, um local de trabalho ergonomicamente correto ou um cronograma de tarefas bem definido. À medida que nossas vidas profissionais e pessoais se tornam cada vez mais integradas aos computadores, uma melhor organização digital (um bom gerenciamento de senhas é um excelente exemplo) deixou de ser “apenas” uma preocupação tecnológica e se tornou uma necessidade fundamental para uma vida profissional eficaz, segura e confiável.
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